Versie 2.0 · Download
2.1 Coachdeck is een dienst van BWNS, een eenmanszaak van Bouwinus Sikkes, ook handelend onder de naam Coachdeck, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95861467, btw-nummer NL005176525B60, gevestigd aan Greftswal 20, 9036 LN Menaam, e-mail contact@coachdeck.nl.
2.2 Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst over de dienst en voor elk gebruik ervan. Voorwaarden van de klant gelden niet.
2.3 Bij strijd tussen documenten geldt deze volgorde: (a) een schriftelijke overeenkomst of offerte, voor zover die uitdrukkelijk van deze voorwaarden afwijkt; (b) de verwerkersovereenkomst, voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft; (c) deze voorwaarden; (d) de prijslijst op de website.
2.4 Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de andere gelden. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige die het doel zo dicht mogelijk benadert.
3.1 De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant zich aanmeldt via de website of een offerte aanvaardt en Coachdeck de aanmelding bevestigt. Deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst zijn vóór de aanmelding beschikbaar en kunnen worden opgeslagen en geprint.
3.2 De dienst is bedoeld voor zakelijk gebruik. De klant verklaart bij de aanmelding dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en, waar dat verplicht is, ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel.
3.3 Wie namens een organisatie akkoord geeft, verklaart daartoe bevoegd te zijn.
3.4 Coachdeck mag een aanmelding zonder opgave van redenen weigeren zolang de overeenkomst nog niet tot stand is gekomen.
4.1 Een zelfstandige coach kan de Werkplek 14 dagen gratis proberen. Daarvoor is geen betaalmiddel nodig. Voor de Beheeromgeving geldt geen proefperiode.
4.2 De proefperiode gaat niet vanzelf over in een betaald abonnement. Sluit de klant voor het einde van de proefperiode een abonnement af, dan loopt de overeenkomst door tegen de dan geldende prijs. Zo niet, dan eindigt de toegang aan het einde van de proefperiode.
4.3 Na een proefperiode zonder abonnement blijven de klantgegevens nog 28 dagen bewaard, zodat de klant ze kan exporteren of alsnog een abonnement kan afsluiten. Coachdeck stuurt daarover berichten bij het einde van de proef en na 14 en 21 dagen. Daarna worden de gegevens gewist.
5.1 Coachdeck levert toegang tot de dienst met de functies en modules die op de website of in de offerte staan, waaronder urenregistratie, cliëntdossiers, agenda, inbox en de modules die de klant aanzet.
5.2 Coachdeck mag de dienst verbeteren en aanpassen. Een wijziging die een functie die de klant gebruikt wezenlijk beperkt, kondigt Coachdeck ten minste 30 dagen vooraf aan. De klant mag de overeenkomst dan opzeggen tegen de datum van de wijziging.
5.3 De dienst is ingericht voor het verwerken van gevoelige gegevens, waaronder gegevens over gezondheid. Coachdeck heeft zijn beveiliging daarop afgestemd. Twee functies gebruiken een externe dienst voor kunstmatige intelligentie: spraak naar tekst en hulp bij het opstellen van een verslag. Ze staan standaard uit; de klant zet ze zelf aan en zorgt voor toestemming van de cliënt. De dienst daarachter staat in de verwerkersovereenkomst. Klantgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
6.1 De klant bepaalt wie een account krijgt en met welke rol. De klant is verantwoordelijk voor wat via de accounts van zijn gebruikers gebeurt, tenzij dat het gevolg is van een tekortkoming van Coachdeck.
6.2 Inloggegevens zijn persoonlijk. De klant zorgt dat zijn gebruikers sterke wachtwoorden gebruiken, tweestapsverificatie aanzetten waar die beschikbaar is, en de gebruiksregels voor coaches accepteren en naleven.
6.3 Bij verlies van een toestel, een gelekt wachtwoord of een vermoeden van misbruik blokkeert de klant het account direct in de dienst en meldt hij het bij Coachdeck.
7.1 De klant gebruikt de dienst alleen voor zijn eigen beroeps- of bedrijfsuitoefening en in overeenstemming met de wet.
7.2 De klant zorgt voor een geldige grondslag voor de gegevens die hij vastlegt, informeert de betrokkenen en legt niet meer vast dan nodig. De verwerkersovereenkomst werkt dit uit.
7.3 Het is niet toegestaan de beveiliging te omzeilen, de dienst te overbelasten, de software te kopiëren of te ontleden voor zover de wet dat niet toestaat, de dienst door te verkopen, of via de dienst ongevraagde berichten te sturen in strijd met de Telecommunicatiewet.
8.1 Meldingen over inhoud in de dienst die mogelijk illegaal is, en berichten van autoriteiten, lopen via contact@coachdeck.nl. Dit is ook het contactpunt voor gebruikers en autoriteiten als bedoeld in de Digital Services Act.
8.2 Coachdeck beoordeelt een melding zorgvuldig en zonder onnodige vertraging. Bij een redelijk vermoeden van illegale inhoud kan Coachdeck die inhoud of de toegang ertoe blokkeren. Coachdeck informeert de klant daarover met de reden, tenzij de wet dat verbiedt. Coachdeck kijkt daarbij niet verder in cliëntdossiers dan strikt nodig is.
9.1 De prijzen staan in de prijslijst op de website of in de offerte. Alle bedragen zijn exclusief btw.
9.2 Coachdeck kent twee vormen:
9.3 Opslagcapaciteit: heeft een coach op de peildatum meer dan 20 actieve cliënten, dan geldt voor die maand een toeslag; boven 40 actieve cliënten geldt een tweede toeslag. De peildatum is de eerste dag van de maand. Gearchiveerde cliënten tellen niet mee. Zakt het aantal op een volgende peildatum onder de grens, dan vervalt de toeslag vanaf die maand.
9.4 Modules: de klant kan beide vormen uitbreiden met modules tegen de prijs uit de prijslijst. Een module die in de loop van een maand wordt aangezet, telt die maand mee.
9.5 Coachdeck mag de prijzen eenmaal per kalenderjaar per 1 januari aanpassen met ten hoogste de consumentenprijsindex (CPI, alle bestedingen) van het CBS over de voorgaande twaalf maanden. Coachdeck kondigt elke prijswijziging ten minste 2 maanden vooraf aan. Gaat een verhoging verder dan die index, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat. Bij een jaarabonnement geldt een wijziging pas vanaf de volgende jaarperiode.
10.1 Coachdeck factureert per maand vooraf, op basis van het aantal coaches, de modules en de opslagcapaciteit op de peildatum. Bij een jaarabonnement betaalt de klant voor het vaste deel (basisbedrag, extra coaches en modules) 10 maanden voor 12; de toeslag voor opslagcapaciteit blijft per maand gefactureerd.
10.2 Facturen worden per e-mail als pdf verstuurd. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.
10.3 Heeft de klant een machtiging voor automatische incasso gegeven, dan schrijft Coachdeck het bedrag af op de datum die op de factuur staat. Coachdeck kondigt elke afschrijving ten minste 4 dagen vooraf aan via de factuur per e-mail. Partijen spreken daarmee een kortere aankondigingstermijn af dan de standaardtermijn van 14 dagen.
10.4 Mislukt een afschrijving, dan probeert Coachdeck het niet opnieuw, zet Coachdeck de incasso uit en stuurt Coachdeck de klant een betaallink. De klant heeft dan 14 dagen om te betalen.
10.5 Betaalt de klant niet op tijd, dan stuurt Coachdeck een herinnering met een termijn van 14 dagen. Is dan nog niet betaald, dan is de klant in verzuim en verschuldigd: de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke regeling, met een minimum van 40 euro. Coachdeck mag de toegang tot de dienst dan opschorten. Opschorting leidt niet tot het verwijderen van klantgegevens; de klant kan zijn gegevens tijdens de opschorting blijven exporteren.
10.6 Is de klant het niet eens met een factuur, dan meldt hij dat binnen 14 dagen na de factuurdatum schriftelijk. Het deel dat de klant niet betwist, blijft verschuldigd.
11.1 Een maandabonnement loopt voor onbepaalde tijd. De klant kan het schriftelijk of in de dienst opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van 1 maand.
11.2 Een jaarabonnement loopt 12 maanden vanaf de ingangsdatum. Coachdeck herinnert de klant voor het einde van die periode aan de verlenging. Bevestigt de klant de verlenging, dan begint een nieuwe periode van 12 maanden tegen de dan geldende jaarprijs. Bevestigt de klant de verlenging niet, dan loopt de overeenkomst na de 12 maanden door als maandabonnement.
11.3 Zegt de klant een jaarabonnement tussentijds op, om welke reden ook, dan stuurt Coachdeck een creditnota voor het vooruitbetaalde vaste deel over de volle maanden na de einddatum, naar rato, en betaalt Coachdeck dat bedrag binnen 30 dagen terug.
11.4 Elke partij mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk ontbinden als de andere partij wezenlijk tekortschiet en dat niet binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt, of als de andere partij failliet wordt verklaard of surseance van betaling krijgt.
12.1 De klant kan de overeenkomst altijd opzeggen om over te stappen naar een andere aanbieder of naar eigen systemen, met een opzegtermijn van ten hoogste 2 maanden, ook tijdens een jaarabonnement. Artikel 11.3 blijft gelden.
12.2 Na het einde van de overeenkomst volgt een overgangsperiode van 30 dagen. In die periode werkt de dienst in alleen-lezen-modus en helpt Coachdeck de klant in redelijkheid bij de overstap. Is 30 dagen technisch niet haalbaar, dan meldt Coachdeck dat binnen 14 werkdagen na de opzegging, met een alternatieve termijn van ten hoogste 7 maanden.
12.3 De klant kan zelf exporteren: (a) per cliënt een zip met het dossier als leesbare tekst en als JSON, het logboek als CSV en de bijbehorende bestanden in hun oorspronkelijke formaat; (b) voor de hele organisatie een zip met per cliënt het dossier als tekst en JSON met de bijbehorende bestanden, en alle uren en facturen als CSV; (c) een facturenbestand (CSV) en een export voor de boekhouding. Bestanden die niet in een zelf gemaakte export passen, levert Coachdeck op verzoek binnen 10 werkdagen kosteloos aan via een beveiligde downloadlink. Niet exporteerbaar zijn gegevens over de interne werking van de dienst, zoals wachtwoordhashes, beveiligingssleutels en systeemlogs.
12.4 Na de overgangsperiode kan de klant de export nog 30 dagen ophalen. Daarna verwijdert Coachdeck alle klantgegevens volgens de verwerkersovereenkomst, behalve wat Coachdeck wettelijk moet bewaren.
12.5 Coachdeck rekent voor overstappen en exporteren geen kosten.
13.1 Coachdeck spant zich in de dienst beschikbaar en goed werkend te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking.
13.2 Gepland onderhoud voert Coachdeck zoveel mogelijk buiten kantooruren uit en kondigt Coachdeck vooraf aan als de dienst langer dan een uur niet beschikbaar is.
13.3 Support loopt via contact@coachdeck.nl en de hulpknop in de dienst, op werkdagen. Coachdeck streeft ernaar binnen 2 werkdagen inhoudelijk te reageren. Support gaat over het gebruik van de dienst, niet over de bedrijfsvoering of de AVG-naleving van de klant.
14.1 Voor klantgegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Coachdeck verwerker. De verwerkersovereenkomst is daarop van toepassing.
14.2 Voor gegevens die Coachdeck nodig heeft om de overeenkomst met de klant zelf uit te voeren, zoals account-, contact-, facturatie- en supportgegevens, is Coachdeck verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring van Coachdeck.
Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst. Dit geldt tijdens de overeenkomst en 3 jaar daarna; voor persoonsgegevens geldt de geheimhouding uit de verwerkersovereenkomst zonder einddatum.
16.1 Alle rechten op de dienst, de software, de huisstijl en de documentatie blijven bij Coachdeck. De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken.
16.2 Alle rechten op de klantgegevens blijven bij de klant. Coachdeck gebruikt ze alleen om de dienst te leveren, volgens de verwerkersovereenkomst.
17.1 Coachdeck is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De aansprakelijkheid is per kalenderjaar in totaal beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden voor het schadeveroorzakende feit aan Coachdeck betaalde.
17.2 Voor schade doordat Coachdeck de verwerkersovereenkomst of de AVG niet nakomt, geldt in plaats van 17.1 een grens van tweemaal dat bedrag. Coachdeck is daarbij aansprakelijk voor zijn subverwerkers als voor zichzelf.
17.3 Coachdeck is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen of reputatieschade, en niet voor schade door onjuiste of onrechtmatige gegevens die de klant invoert.
17.4 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Coachdeck of zijn leidinggevenden, en niet voor zover de wet, waaronder artikel 82 AVG, ze niet toestaat.
17.5 De klant meldt schade zo snel mogelijk schriftelijk en geeft Coachdeck de gelegenheid de schade te beperken of te herstellen.
18.1 Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht, zoals een storing bij een energie- of internetleverancier, een grootschalige cyberaanval die Coachdeck met passende maatregelen niet kon voorkomen, of een maatregel van de overheid.
18.2 Een storing bij een subverwerker geldt alleen als overmacht als die ook voor de subverwerker overmacht is. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk ontbinden.
19.1 Coachdeck kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van ten minste 3 maanden. Coachdeck betaalt vooruitbetaalde bedragen over de periode na de einddatum naar rato terug.
19.2 Stopt Coachdeck met de dienst, dan kondigt Coachdeck dat ten minste 3 maanden vooraf aan, zodat de klant zijn gegevens kan exporteren en kan overstappen.
19.3 Coachdeck mag de overeenkomst overdragen aan een partij die de dienst overneemt, mits die de verplichtingen uit deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst overneemt. Coachdeck meldt dat ten minste 30 dagen vooraf. De klant mag de overeenkomst opzeggen tegen de datum van overdracht.
20.1 Coachdeck mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging kondigt Coachdeck ten minste 30 dagen vooraf aan per e-mail en in de dienst. Gebruikers geven bij hun eerstvolgende login opnieuw akkoord.
20.2 Is een wijziging wezenlijk nadelig voor de klant, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Een wijziging die de wet of een toezichthouder verplicht stelt, mag Coachdeck eerder doorvoeren als dat nodig is.
21.1 Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
21.2 Geschillen worden voorgelegd aan de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden, tenzij de wet een andere rechter dwingend aanwijst.